Als ondernemer wil je duidelijkheid richting je klanten. Algemene voorwaarden zijn de spelregels van je bedrijf. Hierin leg je zaken vast als levertijden, betalingen, aansprakelijkheid en garanties. Ze beschermen jou én zorgen dat klanten weten waar ze aan toe zijn.
Hoewel algemene voorwaarden niet wettelijk verplicht zijn, kunnen ze je een hoop gedoe besparen. Denk bijvoorbeeld aan een klant die niet op tijd betaalt of een geschil over levering.
Wat moet er in algemene voorwaarden staan?
Er zijn een aantal onderwerpen die vrijwel altijd terugkomen:
- Betalingstermijnen: binnen hoeveel dagen moet de klant betalen?
- Levering: wanneer lever je en wie draagt het risico bij verzending?
- Garantie: wat mogen klanten verwachten van jouw product of dienst?
- Aansprakelijkheid: waar ben jij wel en niet voor verantwoordelijk?
- Annulering en opzegging: hoe werkt het als een klant wil stoppen of annuleren?
- Overmacht: wat gebeurt er bij situaties buiten jouw macht, zoals stakingen of natuurrampen?
De grijze en zwarte lijst
De wet kent regels om consumenten te beschermen tegen onredelijke voorwaarden. Dit zijn de zogeheten grijze en zwarte lijsten.
- Zwarte lijst: bepalingen die altijd verboden zijn (bijvoorbeeld: dat jij nooit aansprakelijk bent, ook niet bij ernstige fouten).
- Grijze lijst: bepalingen die mogelijk onredelijk zijn, tenzij jij als ondernemer kunt bewijzen dat ze wél redelijk zijn.
Houd hier rekening mee, anders zijn je voorwaarden ongeldig.
Hoe stel je algemene voorwaarden op?
- Inventariseer risico’s: waar kan het bij jouw bedrijf misgaan? Denk aan leveringen, betaalgedrag of garanties.
- Kijk naar branchevoorbeelden: veel sectoren hebben standaardvoorwaarden. Dit kan een goed startpunt zijn.
- Formuleer duidelijk en begrijpelijk: gebruik geen ingewikkeld juridisch taalgebruik. Klanten moeten je voorwaarden snappen.
- Laat je voorwaarden controleren: een jurist of brancheorganisatie kan checken of ze juridisch kloppen.
- Maak ze beschikbaar: algemene voorwaarden zijn alleen geldig als je ze deelt vóór of tijdens het sluiten van een overeenkomst.
Hoe bied je algemene voorwaarden aan?
- Voeg ze toe aan offertes en contracten.
- Plaats ze op je website en verwijs ernaar bij bestellingen.
- Zorg dat klanten ze eenvoudig kunnen opslaan of printen.
Zonder correcte terhandstelling (het daadwerkelijk beschikbaar stellen) zijn je voorwaarden niet geldig.
Veelgemaakte fouten
- Algemene voorwaarden pas achteraf sturen: dan zijn ze niet rechtsgeldig.
- Te ingewikkelde teksten gebruiken die klanten niet begrijpen.
- Klakkeloos kopiëren van een ander bedrijf: voorwaarden moeten passen bij jouw situatie.
- Belangrijke afspraken in de algemene voorwaarden zetten die eigenlijk in het contract horen.
Voordelen van algemene voorwaarden
- Tijdwinst: je hoeft niet elke keer opnieuw afspraken te maken.
- Duidelijkheid: klanten weten wat ze kunnen verwachten.
- Bescherming: minder risico op schadeclaims of misverstanden.
- Professionele uitstraling: klanten zien dat je je zaken goed geregeld hebt.
FAQ
Nee, ze zijn niet verplicht, maar ze worden sterk aangeraden om je bedrijf te beschermen en discussies te voorkomen.
Nee, dat is niet slim. Voorwaarden moeten aansluiten bij jouw bedrijf en branche. Bovendien rust er vaak auteursrecht op teksten.
Je moet ze vóór of tijdens het sluiten van een overeenkomst aan je klant beschikbaar stellen. Bijvoorbeeld als bijlage bij je offerte of via je website.
Ja, dat kan. Maar het is verstandig om ze te laten controleren door een jurist, zodat je zeker weet dat ze kloppen met de wet.
Dan kun je erover onderhandelen of kiezen om de samenwerking niet aan te gaan. Algemene voorwaarden werken alleen als beide partijen ze accepteren.