Voor elke ondernemer is het bijhouden van een administratie verplicht. Maar voor zelfstandigen zonder personeel (zzp’ers) is het vaak een uitdaging: hoe pak je het aan, wat moet je precies bewaren en hoe zorg je dat je niets vergeet voor de Belastingdienst?
Een goede boekhouding doen als zzp’er zorgt niet alleen dat je aan de regels voldoet, maar geeft je ook inzicht in de gezondheid van je bedrijf. Je weet hoeveel winst je maakt, welke kosten je hebt en of je genoeg geld opzijzet voor belastingen.
Volgens de Belastingdienst moet elke ondernemer zijn administratie minimaal 7 jaar bewaren.
DigiBoox: slimme keuze voor zzp’ers
Speciaal voor zelfstandigen is er ook DigiBoox. Dit platform maakt je boekhouding eenvoudig door:
- Automatische verwerking van bonnetjes en facturen (scan & herken)
- Slimme koppelingen met je bankrekening
- Inzicht in je btw en inkomstenbelasting
- Een overzichtelijke dashboardweergave
DigiBoox is ideaal voor zzp’ers die hun administratie grotendeels zelf willen doen, maar toch gemak en overzicht willen behouden.
Wat hoort bij de boekhouding van een zzp’er?
Als zzp’er ben je verplicht om alle zakelijke gegevens te bewaren die nodig zijn voor je belastingaangifte. Denk aan:
- Inkoopfacturen
- Verkoopfacturen
- Bonnetjes van zakelijke uitgaven
- Bankafschriften
- Contracten en overeenkomsten
- Kilometerregistratie (bij privéauto)
- Urenadministratie (voor de zelfstandigenaftrek)
Al deze onderdelen samen vormen jouw administratie.
Zelf boekhouding doen of uitbesteden?
Veel zzp’ers twijfelen: doe ik de boekhouding zelf of huur ik een boekhouder in?
- Zelf doen: goedkoper en je houdt volledig inzicht. Er zijn handige online tools die veel automatiseren.
- Uitbesteden: kost geld (gemiddeld €50-€100 per maand), maar je hebt zekerheid dat alles correct gebeurt en bespaart tijd.
Wil je zelf aan de slag? Bekijk handige uitleg op KVK.nl.
Boekhouding doen als zzp’er: stap voor stap
1. Open een zakelijke bankrekening
Een aparte rekening maakt het scheiden van privé- en zakelijke uitgaven veel overzichtelijker.
2. Maak facturen volgens de regels
Een factuur moet altijd voldoen aan wettelijke eisen: factuurnummer, btw-id, datum, omschrijving, bedrag en btw-bedragen. Zie ook onze blog over factuur opstellen.
3. Houd kosten en inkomsten bij
Verwerk al je uitgaven en inkomsten direct. Hoe sneller je dit doet, hoe minder je vergeet.
4. Zet btw opzij
Veel zzp’ers vergeten btw apart te zetten en komen in de problemen bij de aangifte. Zet een percentage van je inkomsten direct op een aparte rekening.
5. Maak kwartaalrapportages
Als je elk kwartaal een overzicht maakt van winst, kosten en reserveringen, hou je grip en kom je niet voor verrassingen te staan.
Handige boekhoudsoftware voor zzp’ers
Er bestaan veel tools die het makkelijker maken om je boekhouding te doen als zzp’er. Populaire keuzes zijn:
- Moneybird – gebruiksvriendelijk en geschikt voor kleine ondernemers.
- e-Boekhouden.nl – goedkoop voor starters (eerste 15 maanden gratis).
- Exact Online – meer functies voor groeiende bedrijven.
- Rompslomp – speciaal gericht op zzp’ers en freelancers.
Met zulke software maak je facturen, verwerk je bonnetjes en wordt btw-aangifte vaak automatisch voorbereid.
Belastingvoordelen bij een goede boekhouding
Door je administratie goed bij te houden, profiteer je als zzp’er van belangrijke belastingvoordelen:
- Zelfstandigenaftrek – een vast bedrag dat je van je winst mag aftrekken als je voldoet aan het urencriterium (minimaal 1225 uur per jaar werken in je bedrijf).
- Startersaftrek – extra aftrek voor beginnende ondernemers.
- MKB-winstvrijstelling – een percentage van je winst dat je mag aftrekken.
Lees meer over aftrekposten op de site van de Belastingdienst.
Veelgemaakte fouten door zzp’ers
- Privé en zakelijk niet scheiden – dit maakt administratie erg onoverzichtelijk.
- Geen bonnetjes bewaren – zonder bon geen aftrek.
- Te laat factureren – zorgt voor cashflowproblemen.
- Geen geld apart zetten voor belasting – waardoor je in de knel komt bij aangifte.
- Alles op het laatste moment doen – dit vergroot de kans op fouten en stress.
Tips om je boekhouding makkelijk vol te houden
- Reserveer elke week een vast moment voor je administratie.
- Scan bonnetjes direct met een app.
- Gebruik een boekhoudprogramma met automatische bankkoppeling.
- Werk samen met een boekhouder als je zelf weinig tijd hebt.
FAQ
Ja, dat is verplicht. Je moet je administratie minimaal 7 jaar bewaren.
Ja, dat kan. Met tools zoals DigiBoox wordt het zelfs eenvoudig.
Meestal elk kwartaal.
Dat hangt af van je voorkeuren, maar DigiBoox is een slimme, gebruiksvriendelijke optie.