Als ondernemer in Nederland krijg je vrijwel altijd te maken met btw (belasting toegevoegde waarde). Dit is de belasting die je rekent aan je klanten en vervolgens afdraagt aan de Belastingdienst. Iedere ondernemer die producten of diensten levert, is in principe btw-plichtig. Dat betekent dat je regelmatig aangifte moet doen, meestal elk kwartaal.
Veel starters schrikken van het idee dat ze “belasting moeten betalen”, maar in feite fungeer je vooral als doorgeefluik: je int de btw bij je klanten en draagt die weer af. Doe je dit niet of te laat, dan riskeer je een boete of rente.
Hoe vaak moet je btw-aangifte doen?
De meeste ondernemers doen elk kwartaal aangifte. Dat betekent vier keer per jaar: in april, juli, oktober en januari. Soms krijg je van de Belastingdienst de verplichting om maandelijks aangifte te doen, bijvoorbeeld bij hogere omzetten. Ook komt het voor dat kleine ondernemers gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR) en dan helemaal geen btw-aangifte hoeven te doen.
Je kunt inloggen bij Mijn Belastingdienst Zakelijk of gebruikmaken van boekhoudsoftware die de aangifte automatisch indient.
Voorbereiding op je aangifte
Een goede voorbereiding bespaart veel stress. Verzamel daarom op tijd de juiste gegevens:
- Alle uitgeschreven facturen met berekende btw
- Alle ontvangen facturen waarop btw staat (die mag je meestal terugvragen als voorbelasting)
- Bonnetjes van zakelijke uitgaven
- Eventuele buitenlandse facturen
Door dit netjes bij te houden, voorkom je dat je bij de aangifte alles last minute moet uitzoeken.
Stap voor stap btw-aangifte invullen
- Log in met DigiD of eHerkenning bij de Belastingdienst.
- Selecteer de aangifteperiode (maand, kwartaal of jaar).
- Voer je omzet in (exclusief btw).
- Voer de ontvangen btw in die je je klanten hebt berekend.
- Voer de voorbelasting in (btw die jij hebt betaald aan leveranciers).
- Het systeem rekent automatisch uit wat je moet betalen of terugkrijgt.
- Controleer en verstuur de aangifte.
Na indienen krijg je direct te zien welk bedrag je moet overmaken.
Veelgemaakte fouten bij btw-aangifte
- Te laat indienen of betalen: dit levert boetes op.
- Onjuiste bedragen invullen doordat de administratie niet klopt.
- Privé-uitgaven zakelijk opvoeren.
- Vergeet niet dat sommige kosten gemengd zijn (bijvoorbeeld autokosten).
Zorg dus voor een duidelijk onderscheid tussen zakelijke en privé-uitgaven.
Kleineondernemersregeling (KOR)
Verdien je op jaarbasis minder dan €20.000 omzet? Dan kun je kiezen voor de KOR. Je brengt dan geen btw in rekening bij klanten en doet geen aangifte. Dit maakt je administratie eenvoudiger. Wel is het nadeel dat je geen btw kunt terugvragen op zakelijke kosten.
De KOR is vooral interessant voor kleine zzp’ers met lage uitgaven.
Wat gebeurt er als je te laat bent?
Dien je de aangifte te laat in, dan krijg je automatisch een naheffingsaanslag plus een boete. Betaal je niet op tijd, dan komen er invorderingskosten bij. Het is dus cruciaal om de data in je agenda te zetten. Tip: stel een herinnering in op je telefoon of gebruik boekhoudsoftware die je een melding geeft.
Btw en buitenlandse zaken
Werk je met klanten in het buitenland, dan gelden andere regels. Binnen de EU is vaak sprake van een verleggingsregeling, waarbij de btw naar de klant wordt verlegd. Lever je diensten buiten de EU, dan zijn er aparte regels. Controleer altijd wat in jouw situatie geldt.
Tips om btw-aangifte makkelijker te maken
- Gebruik online boekhoudsoftware: die vult vaak automatisch je btw-aangifte in.
- Zet geld voor de btw apart op een spaarrekening, zodat je nooit misgrijpt.
- Controleer elke maand kort je administratie in plaats van pas aan het einde van het kwartaal.
- Vraag op tijd hulp van een boekhouder als je twijfelt.
FAQ
Nee, ondernemers die gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR) hoeven geen btw-aangifte te doen. Alle andere ondernemers zijn btw-plichtig.
Meestal ieder kwartaal. Uiterlijk op de laatste dag van de maand na het kwartaal moet de aangifte binnen zijn (bijvoorbeeld uiterlijk 30 april voor Q1).
Je krijgt een boete en soms ook rente. Daarnaast kan de Belastingdienst invorderingsmaatregelen nemen.
Ja, de btw die je zelf betaalt op zakelijke kosten mag je terugvragen als voorbelasting, mits de kosten zakelijk zijn.
Binnen de EU geldt vaak de verleggingsregeling. Bij klanten buiten de EU zijn er aparte regels. Dit moet je apart invullen in je aangifte.