Factuur opstellen: complete gids voor ondernemers en zzp’ers

Factuur opstellen, een factuur lijkt misschien een simpel document, maar in de praktijk zitten er veel regels aan verbonden. Als ondernemer ben je verplicht om correcte facturen te maken en te bewaren. De Belastingdienst gebruikt facturen namelijk als basis voor de btw-aangifte.

Een factuur is niet alleen een administratief document, maar ook een visitekaartje van je bedrijf. Een professionele factuur wekt vertrouwen bij klanten en voorkomt misverstanden. Bovendien kan een foutieve factuur ervoor zorgen dat een klant de btw niet mag aftrekken, of dat jij problemen krijgt bij een controle.

Wanneer moet je een factuur opstellen?

Volgens de wet moet je een factuur sturen in de volgende situaties:

• Je levert goederen of diensten aan een andere ondernemer.
• Je levert goederen of diensten aan een rechtspersoon (bijvoorbeeld een stichting of vereniging).
• Je exporteert naar een land buiten de EU.

Bij particuliere klanten is een factuur niet altijd verplicht, maar vaak wél gebruikelijk. Denk aan webshops: consumenten verwachten een factuur of in ieder geval een bon.

Verplichte gegevens op een factuur

De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan wat er op een factuur moet staan. Dit zijn de verplichte onderdelen:

1. Factuurdatum – de datum waarop je de factuur uitreikt.
2. Factuurnummer – een uniek, doorlopend nummer. Je mag geen gaten of dubbels in de reeks hebben.
3. Jouw bedrijfsgegevens – naam, adres, KVK-nummer en btw-identificatienummer.
4. Gegevens van de klant – naam en adres. Bij ondernemers ook het btw-nummer als je diensten of goederen levert waarbij btw wordt verlegd.
5. Beschrijving van de levering – wat heb je geleverd en wanneer? Wees zo concreet mogelijk.
6. Aantal en prijs per eenheid – bijvoorbeeld aantal uren of stuks, en de prijs exclusief btw.
7. Toegepast btw-tarief – 0%, 9% of 21%, of een melding dat er geen btw wordt berekend (bijvoorbeeld KOR of verlegregeling).
8. Het totaalbedrag – zowel exclusief als inclusief btw.

Voorbeeld van een eenvoudige factuur

Stel, je bent grafisch ontwerper en levert een logo-ontwerp. Je factuur kan er zo uitzien:

• Factuurdatum: 5 september 2025
• Factuurnummer: 2025-005
• Bedrijfsnaam: Creatief Design BV, KVK 12345678, btw-id NL1234.56.789.B01
• Klant: Innovatie BV, Herengracht 10, 1015 AA Amsterdam
• Omschrijving: Ontwerp logo nieuwe huisstijl (geleverd 1 september 2025)
• Aantal: 1
• Prijs per eenheid: €1.000
• Subtotaal: €1.000
• Btw 21%: €210
• Totaal incl. btw: €1.210

Extra onderdelen die handig zijn op je factuur

Naast de verplichte gegevens zijn er ook zaken die slim zijn om toe te voegen:

• Betaaltermijn – bijvoorbeeld “binnen 14 dagen na factuurdatum”.
• Bankrekeningnummer (IBAN) – zodat klanten direct kunnen betalen.
• Contactgegevens – e-mail of telefoonnummer voor vragen.
• Algemene voorwaarden – verwijs naar je voorwaarden of voeg ze toe als bijlage.
• Logo en huisstijl – voor een professionele uitstraling.

Digitale vs. papieren facturen

Tegenwoordig sturen de meeste ondernemers hun facturen digitaal, bijvoorbeeld als PDF per e-mail. Dat is prima, zolang de factuur duidelijk en compleet is. Een papieren factuur is nog steeds toegestaan, maar steeds minder gangbaar.

Belangrijk: bewaar je facturen minimaal 7 jaar (en 10 jaar voor onroerend goed). Dit mag digitaal, zolang de factuur volledig en leesbaar blijft.

Veelgemaakte fouten bij factureren

• Geen doorlopende factuurnummers gebruiken.
• Vergeten btw te vermelden of een verkeerd tarief toepassen.
• Onduidelijke omschrijving van de dienst of levering.
• Facturen zonder betaaltermijn, waardoor klanten langer wachten met betalen.
• Facturen die alleen het bedrag inclusief btw noemen, zonder uitsplitsing.

Hoe maak je facturen?

Er zijn meerdere manieren om facturen op te stellen:

1. Handmatig in Word of Excel
   Voordeel: goedkoop en snel. Nadeel: foutgevoelig, geen automatische nummering, lastig om overzicht te houden.
2. Met facturatie- of boekhoudsoftware
   Denk aan Moneybird, e-Boekhouden.nl of Exact. Deze software genereert automatisch factuurnummers, bewaart alles overzichtelijk en koppelt direct aan je btw-aangifte.
3. Webshops en kassasystemen
   Bij online winkels worden facturen vaak automatisch gegenereerd vanuit het systeem.

Voor de meeste zzp’ers en mkb’ers is software de beste keuze, omdat dit veel tijd en fouten bespaart.

Lees ook: BTW-aangifte doen als ondernemer: complete gids voor zzp en mkb

Facturen en btw-regelingen

Soms gelden er speciale btw-regels die je correct moet vermelden:

• KOR (Kleineondernemersregeling): zet op de factuur: “Factuur vrijgesteld van btw vanwege de KOR-regeling”.
• Verleggingsregeling: zet op de factuur: “Btw verlegd” en vermeld het btw-nummer van de klant.
• 0%-tarief bij export: geef duidelijk aan dat het om een exportlevering gaat.

Tips om sneller betaald te worden

Veel ondernemers lopen tegen late betalingen aan. Een paar praktische tips:

• Zet een duidelijke betaaltermijn op de factuur.
• Stuur de factuur direct na levering, niet pas weken later.
• Voeg een iDEAL-betaallink toe als je software dat ondersteunt.
• Stuur automatisch herinneringen via je boekhoudpakket.
• Hanteer algemene voorwaarden waarin staat dat je rente en incassokosten in rekening kunt brengen bij te late betalingen.

Wat te doen bij een niet-betalende klant?

1. Stuur een vriendelijke herinnering – soms is iemand het gewoon vergeten.
2. Stuur een tweede herinnering met korte termijn.
3. Bel de klant – vaak werkt persoonlijk contact beter.
4. Stuur een aanmaning waarin je duidelijk rente en kosten noemt.
5. Schakel een incassobureau of deurwaarder in als laatste redmiddel.

Facturen bewaren en administratie

De Belastingdienst eist dat je al je facturen minimaal 7 jaar bewaart. Voor vastgoedprojecten geldt zelfs 10 jaar. Je moet kunnen aantonen dat facturen echt en volledig zijn.

Met digitale boekhouding gaat dit bijna vanzelf. Zorg dat je back-ups maakt en dat je facturen ook bij een computercrash of overstap naar ander systeem veilig zijn.

---

FAQ