Slim delegeren is één van de krachtigste manieren om als ondernemer te groeien. Je creëert tijd, overzicht, rust én ruimte om te werken aan je bedrijf in plaats van alleen in je bedrijf. Toch gaat het in de praktijk vaak mis. Delegeren lijkt simpel – “ik geef het gewoon aan iemand anders” – maar zonder duidelijke aanpak leidt het tot frustratie, misverstanden en dubbel werk.
In deze blog bespreken we de 7 meest gemaakte fouten bij delegeren én hoe je ze voorkomt. Want als je deze valkuilen herkent (en ontwijkt), kun je als ondernemer met veel meer vertrouwen en succes taken uit handen geven.
Je wilt alles zelf blijven controleren
Valkuil:
Je geeft een taak uit handen, maar je blijft constant meekijken, feedback geven en zelfs corrigeren. Het gevolg: je bent nog steeds (indirect) betrokken bij het hele proces, en het bespaart je nauwelijks tijd.
Oplossing:
Leer loslaten. Delegeer niet alleen de taak, maar ook het eigenaarschap. Geef duidelijke richtlijnen vooraf, maar laat de uitvoering aan de ander. Ja, het gaat misschien nét iets anders dan jij het zou doen – maar dat is oké, zolang het eindresultaat goed is.
Pro tip: Spreek van tevoren een feedbackmoment af, bijv. halverwege het proces. Zo geef je ruimte én hou je grip.
Onduidelijke instructies geven
Valkuil:
Je denkt dat je duidelijk bent, maar jouw uitleg is vaag of onvolledig. De ander snapt niet precies wat je bedoelt en vult het zelf in. Gevolg: onnodige fouten, frustraties en verloren tijd.
Oplossing:
Gebruik de DUIDELIJK-methode:
- Doel: wat moet er bereikt worden?
- Uitkomst: hoe moet het eindresultaat eruitzien?
- Informatie: wat moet de ander weten?
- Deadline: wanneer moet het af zijn?
- Eisen: stijl, formaat, lengte, tone of voice?
- Levering: hoe wordt het aangeleverd?
- Input: bestanden, voorbeelden, context
- Ja/nee-vrijheid: mag er afgeweken worden?
- Kanaal: waar wordt gecommuniceerd?
Voorbeeld:
“Maak een Instagram-post voor onze zomeractie. Formaat: 1080x1080px. Tekst max. 20 woorden. Gebruik de huisstijlkleuren. Deadline: vrijdag 15:00. Lever aan via Slack in de marketinggroep.”
Je geeft te veel tegelijk
Valkuil:
Je hebt eindelijk iemand aan wie je iets kunt delegeren – en je gooit in één keer 12 losse taken op hun bord. Geen prioriteiten, geen uitleg, gewoon alles tegelijk.
Oplossing:
Begin klein. Geef eerst één duidelijke taak. Laat de ander dat goed uitvoeren en bouw dan stapsgewijs op. Geef altijd aan wat prioriteit heeft.
Gebruik een eenvoudige structuur zoals:
- Urgent & belangrijk → als eerste
- Belangrijk maar niet urgent → inplannen
- Niet belangrijk maar urgent → evt. uitbesteden
- Niet belangrijk & niet urgent → schrappen
Zorg voor een takenbord (bv. via Trello of Notion) waarin je overzicht hebt en prioriteiten kunt bijhouden.
Je bent niet beschikbaar voor vragen of opvolging
Valkuil:
Je delegeert een taak en denkt: “top, dat is geregeld.” Ondertussen heeft degene aan wie je het uitbesteedde vragen of onzekerheden, maar jij reageert pas dagen later – of helemaal niet. Het werk stokt of wordt afgeraffeld.
Oplossing:
Wees bereikbaar. Niet 24/7, maar wel op vaste momenten. Spreek duidelijke communicatiekanalen af (bv. Slack of WhatsApp Business) en maak check-in momenten onderdeel van het proces.
Voorbeeld:
- Maandag: briefing
- Woensdag: korte update (5 minuten)
- Vrijdag: oplevering + feedback
Zo voorkom je onnodige stilstand en weet de ander waar hij/zij aan toe is.
Je verwacht dat het direct perfect gaat
Valkuil:
Je delegeert een taak voor het eerst, en bent teleurgesteld als het resultaat niet meteen 100% jouw niveau heeft. Je grijpt het terug en denkt: “zie je wel, ik doe het beter zelf.”
Oplossing:
Verwacht groei, geen magie. Niemand kan in je hoofd kijken. De eerste keer kost tijd, feedback en finetuning. De tweede keer gaat het al beter. De derde keer heb je een proces dat zichzelf kan dragen.
🧠 Denk in termen van: investeren → trainen → loslaten → profiteren.
Geef constructieve feedback:
- Wat ging goed?
- Wat kan beter?
- Wat wil je anders bij een volgende taak?
Je werkt met de verkeerde persoon (en houdt daaraan vast)
Valkuil:
Je hebt iemand ingehuurd (een VA, freelancer, stagiair…) en merkt dat het niet lekker loopt: deadlines worden niet gehaald, communicatie loopt stroef, of de kwaliteit valt tegen. Toch blijf je ermee doorgaan omdat het ‘gedoe’ is om te stoppen.
Oplossing:
Wees eerlijk én daadkrachtig. Voer op tijd een check-in gesprek. Geef duidelijke feedback en kijk of verbetering mogelijk is. Zo niet? Trek de stekker eruit en leer ervan.
Checklist om de juiste persoon te vinden:
- Hebben ze ervaring met jouw type werk?
- Kun je voorbeelden of referenties zien?
- Begrijpen ze jouw stijl, sector of doelgroep?
- Communiceren ze helder, snel en betrouwbaar?
Begin altijd met een testopdracht, zodat je het risico beperkt.
Je delegeert zonder een duidelijke strategie
Valkuil:
Je geeft af en toe wat losse taken uit handen, maar hebt geen duidelijke structuur, doelen of strategie. Het voelt chaotisch en je weet niet of het echt tijd oplevert.
Oplossing:
Koppel elk gedelegeerde taak aan een bedrijfsdoel.
Stel jezelf 3 vragen vóór je iets uit handen geeft:
- Is dit een terugkerende taak of eenmalig?
→ Als het structureel is: proces documenteren. - Levert deze taak iets op (tijd, geld, klanttevredenheid)?
→ Zo niet, dan schrappen of uitstellen. - Kan ik het proces standaardiseren of automatiseren?
→ Dan eerst dat doen vóór je het delegeert.
Gebruik een tool als Notion, Trello of ClickUp om vaste processen vast te leggen en overzicht te houden over wie wat doet.
Bonus: korte checklist – ben je klaar om te delegeren?
✅ Heb je de taak zelf al een keer gedaan (en begrijp je wat erbij komt kijken)?
✅ Is de taak te herhalen / standaardiseerbaar?
✅ Kun je het doel en gewenste resultaat goed uitleggen?
✅ Heb je een tool of communicatiemiddel om te volgen wat er gebeurt?
✅ Weet je wie geschikt is voor de taak?
✅ Ben je bereid om fouten te accepteren en te verbeteren?
Conclusie: delegeren is geen luxe, maar noodzaak
Veel ondernemers blijven te lang hangen in alles-zelf-doen. Niet omdat ze dat willen, maar omdat ze slechte ervaringen hebben met delegeren — of bang zijn om fouten te maken.
De waarheid? Delegeren is een vaardigheid. En net als verkopen, plannen of leidinggeven, kun je het leren en verbeteren.
Door de fouten uit deze blog te vermijden, zet jij als ondernemer een grote stap richting rust, overzicht en structurele groei.
👉 Wil je verder lezen over hoe je als ondernemer succesvol kunt delegeren én uitbesteden?
Lees dan onze complete gids met voorbeelden, tools en een praktische aanpak:
Taken delegeren en uitbesteden – hoe groeiende ondernemers meer kunnen bereiken